Les listes du dernier jour

Le nombre de personnes qui entrent vraiment s’écarte presque toujours des confirmations reçues. Il y a les absences de dernière heure, les représentations annoncées le matin même, et de temps en temps quelqu’un qui se présente sans avoir jamais répondu. Quiconque organise des cérémonies officielles le sait, et il vaut mieux décider à l’avance comment réagir.

Figer la salle la veille au soir

La veille au soir, arrêtez le placement et imprimez-le. Les changements du jour, traitez-les comme des exceptions à noter une par une, plutôt que de recomposer la salle quelques heures avant le début. Tout refaire à huit heures du matin, c’est réimprimer les cartons de place et les listes des hôtesses, et le risque d’erreur dépasse de loin le bénéfice.

Séparer les listes

Dans la liste des invités, gardez à part les noms venus des invitations et ceux ajoutés à la main pour la salle. Les deux listes n’ont pas la même histoire : la première peut se recharger depuis les invitations quand quelque chose change, la seconde est un travail manuel que personne ne veut perdre.

Les représentations de dernière heure

Quand une autorité se fait représenter au dernier moment, son représentant ne prend pas automatiquement sa place. En France, l’article 13 du décret n° 89-655 lui donne en principe le rang de sa propre fonction, pas celui de l’autorité représentée. Sa place dans la salle est donc à revoir. Enregistrez la représentation dans l’invitation, et pas seulement sur une feuille à l’entrée : sinon l’ordre des prises de parole se reconstitue de mémoire, pendant que les invités sont déjà en train d’entrer.