Avant les cérémonies de l'automne, deux vérifications

L’automne est la saison la plus chargée pour un service du protocole. Rentrées solennelles des universités, commémorations du 11 Novembre, prises d’armes et passations de commandement, souvent plusieurs dans la même semaine. La liste des invités de l’an dernier est le point de départ naturel, et c’est justement là que se cachent les erreurs.

Qui occupe aujourd’hui la fonction

Préfet, sous-préfet, maire, président du tribunal judiciaire, commandants militaires : ces fonctions changent de titulaire plus souvent qu’on ne le croit en rouvrant la liste de l’année précédente. Une invitation adressée au prédécesseur se remarque, et elle met dans l’embarras celui qui la reçoit comme celui qui l’envoie.

Vérifiez les titulaires des fonctions locales avant de préparer les invitations, pas après. Une heure avec les sites officiels des institutions ouverts à côté suffit en général.

Où arrive le courrier

La seconde vérification porte sur les adresses. Les boîtes des cabinets et des secrétariats changent moins que les personnes, mais elles changent. Vérifiez-les avant d’écrire à toute la liste : si vous attendez le premier message revenu en erreur, vous avez déjà perdu des jours précieux pour les réponses.

Quand l’institution le permet, rattachez l’adresse à la fonction plutôt qu’à la personne. La boîte du cabinet du préfet reste valable quand le préfet change.