Répondre à l'invitation, avec accompagnants et représentants

La réponse en ligne aux invitations existe depuis 2019, mais elle se limitait à oui ou non. L’invité qui voulait venir accompagné, ou envoyer quelqu’un à sa place, devait téléphoner, et quelqu’un au service recopiait. Depuis juillet, la page de réponse est refaite : l’invité confirme ou décline depuis son lien personnel, et indique sur la même page qui l’accompagne ou qui viendra à sa place.

Accompagnants et représentants

Pour chaque cérémonie, vous fixez combien d’accompagnants chaque invité peut amener et s’il peut se faire représenter. Les invitations reprennent ces règles de la cérémonie, mais vous pouvez les modifier pour une invitation précise : le président de l’université peut venir avec deux personnes, tous les autres avec une.

Sur la page de réponse, l’invité indique qui l’accompagne ou qui vient à sa place, même si ces personnes ne figurent pas dans votre répertoire. Si la représentation vous est annoncée par téléphone, vous l’enregistrez vous-même depuis la liste des invitations.

Le code QR sur l’invitation

Chaque invitation porte son propre code QR. C’est ce même code qui, à l’entrée, permet de reconnaître l’invité sans chercher son nom dans une liste imprimée.

Des listes plus lisibles

La liste des invitations affiche le nombre d’accompagnants de chaque invité et son code de préséance, et le récapitulatif de la cérémonie les compte dans le total. Les représentants saisis à la main entrent eux aussi dans le placement de la salle. Une nouvelle exportation Excel est arrivée, et les exportations PDF et Excel ont été corrigées.