Où envoyer une invitation officielle

Une invitation adressée à une autorité s’adresse au titulaire d’une fonction, pas à la personne privée. La distinction paraît formelle. En pratique, c’est elle qui décide si l’invitation arrive sur le bon bureau.

La fonction, pas la personne

L’adresse à utiliser est celle de la fonction : la préfecture pour le préfet, la présidence de l’université pour le président d’université, le secrétariat du général pour le général. Cela présente deux avantages. Le secrétariat sait gérer l’agenda et répondre, y compris en désignant un représentant. Et l’adresse reste valable quand le titulaire change, ce qui arrive pour beaucoup de fonctions plus souvent que la liste de l’an dernier ne le laisse croire.

L’adresse personnelle n’a de sens que pour ceux qui sont invités à titre personnel : un ancien titulaire, un lauréat, un invité d’honneur.

En main propre

Certaines invitations ne passent ni par la poste ni par le courriel : elles sont remises en main propre, par égard ou par urgence. Ce sont justement celles qui risquent de disparaître du décompte, puisque personne ne les a vues partir. Mieux vaut les enregistrer comme remises en main propre, avec la date, pour que la liste des invitations en attente reste exacte.

Dans CerimoniereWeb, l’adresse de l’invitation se prend sur la personne ou sur la fonction, invitation par invitation, et un état particulier enregistre les invitations remises en main propre.