L'appel de confirmation, même à l'heure du courriel

Avec les invitations par courriel, on s’attendrait à ce que les réponses arrivent toutes seules. Pour une partie des invités, c’est le cas. Pour les autorités de rang le plus élevé, presque jamais : c’est le secrétariat qui répond, souvent de vive voix, parfois au dernier moment, et parfois personne ne répond tant qu’on n’a pas appelé.

Quand appeler

Mieux vaut relancer à une date fixe, décidée avant l’envoi des invitations : par exemple dix jours avant la cérémonie, pour ceux qui n’ont pas encore répondu. Appeler trop tôt agace, appeler trop tard laisse le placement en suspens au moment précis où il faut le boucler.

Ce qu’il faut noter

Pour chaque appel, notez qui a répondu, ce qui a été dit et s’il faut rappeler. « Le secrétariat confirme, mais le préfet pourrait se faire représenter » est une information qui change la salle : elle doit arriver à la personne qui place les invités, pas rester sur une feuille à côté du téléphone.

Qui appelle

Mieux vaut que les appels soient passés par une seule personne, ou par un petit nombre, toujours les mêmes. Les secrétariats apprennent à reconnaître la voix, et la personne qui appelle apprend à comprendre les réponses à demi-mot.

Dans CerimoniereWeb, la personne chargée des relances a un rôle à elle : elle voit la liste de ceux qui n’ont pas répondu, note le résultat sur l’invitation et passe à la suivante.