Quelle fonction imprimer quand une personne en a plusieurs

Beaucoup d’autorités exercent plus d’une fonction. Le président d’université préside aussi une fondation, le maire préside un syndicat intercommunal, un général siège au conseil d’administration d’un établissement public. Pour l’invitation, compte la fonction au titre de laquelle la personne est invitée. Pour le carton de place et la liste d’accueil, compte celle sous laquelle elle se présente dans la salle, et les deux ne coïncident pas toujours.

L’erreur classique consiste à imprimer la fonction la plus élevée par habitude. Le président de la fondation, invité comme tel, se retrouve sur son carton comme président d’université, et occupe une place qui, dans l’ordre de préséance, n’est pas la sienne.

Une règle écrite

Mieux vaut décider pour chaque fonction comment elle se comporte à l’impression. Certaines s’impriment toujours, même si la personne en a d’autres. D’autres ne s’impriment jamais : une fonction honorifique, un rôle interne. Dans tous les autres cas, on imprime la première fonction valable, selon un ordre que le service fixe.

Depuis février, CerimoniereWeb applique ces trois règles. Sur les cartons, la liste d’accueil et le plan de salle figure la fonction choisie pour l’impression, pas forcément celle au titre de laquelle la personne a été invitée, et le même intitulé peut servir dans les courriels.