Diviser la salle en secteurs

L’ordre de préséance dit qui passe avant qui. Il ne dit pas où s’assoit la presse, où vont les familles des lauréats, où se place la délégation venue d’ailleurs. Ce sont pourtant ces questions qu’on pose à l’entrée, et les hôtesses doivent y répondre en une seconde.

D’abord les secteurs, ensuite les places

Il vaut mieux tracer les secteurs avant d’attribuer les places : les premiers rangs aux autorités selon l’ordre de préséance, un bloc latéral à la presse près d’une sortie, un secteur pour les familles, un autre pour les invités de courtoisie. À l’intérieur de chaque secteur, l’ordre s’applique ensuite, mais les limites ne bougent plus pendant la matinée.

Une couleur par secteur

La couleur aide davantage que le numéro. Sur le plan imprimé, sur un panneau en bout de rang, sur le carton de place : l’hôtesse voit la couleur et sait où conduire l’invité sans lire le plan. Deux règles pratiques : peu de couleurs, bien distinctes, et toujours accompagnées du nom du secteur, parce que tout le monde ne les distingue pas.

Dans CerimoniereWeb, les secteurs ont un nom et une couleur choisis par le service, restent dans le modèle de la salle et apparaissent sur les impressions. Une salle dessinée pour la rentrée solennelle de l’université resservira ainsi l’année suivante.