Invitations, réponses en ligne et relances téléphoniques

Préparer les invitations d’une cérémonie, c’est écrire cent fois la même lettre en changeant à chaque fois le nom, la fonction et l’adresse. Ensuite vient la partie longue : savoir qui a répondu et appeler ceux qui ne l’ont pas fait.

Des modèles déjà remplis

Depuis avril, les invitations partent de modèles de courriel dans lesquels vous placez des champs : nom, fonction, organisme, date de la cérémonie. Le programme les remplit invité par invité. Avant l’envoi réel, vous pouvez tout adresser à une adresse de test pour vérifier ce qui arrive. Chaque message a son état dans la file d’envoi.

L’adresse d’envoi peut être celle de la personne ou celle de la fonction : l’invitation au préfet part à la préfecture, même quand le préfet change.

La réponse en un clic

L’invité trouve un lien dans le courriel, l’ouvre et choisit d’accepter ou de décliner. La réponse arrive dans la liste des invitations sans que personne ait à la recopier.

La relance téléphonique

Ceux qui ne répondent pas, il faut les appeler. L’invitation comporte désormais une fiche de relance, où noter le résultat de l’appel, et on passe d’un invité au suivant sans revenir à la liste. La personne qui téléphone a un rôle à elle et ne voit que ce dont elle a besoin.