Las listas del último día

El número de quienes entran de verdad casi siempre se aparta de las confirmaciones recogidas. Están las ausencias de última hora y las representaciones comunicadas por la mañana, y de vez en cuando alguien se presenta sin haber respondido nunca. Quien organiza actos institucionales ya cuenta con ello, y conviene decidir antes cómo reaccionar.

Congelar el patio la víspera

La víspera, fija la colocación e imprímela. Los cambios del día trátalos como excepciones que se anotan una a una, en lugar de rehacer la sala a pocas horas del comienzo. Rehacerlo todo a las ocho de la mañana significa reimprimir tarjetas y listados, y el riesgo de equivocarse es mucho mayor que lo que se gana.

Separar las listas

En la lista de invitados, mantén separados los nombres que vienen de las invitaciones de los que se han añadido a mano en la sala. Las dos listas tienen una historia distinta: la primera se puede volver a cargar desde las invitaciones cuando algo cambia, la segunda es trabajo hecho a mano que nadie quiere perder.

Las representaciones de última hora

Cuando una autoridad envía a un representante en el último momento, la posición en la sala no se ajusta sola. Registra la representación en la invitación, no solo en un papel en la entrada: si no, el orden de las intervenciones se reconstruye de memoria mientras los invitados ya están entrando.