La representación: quién se sienta dónde

Tres situaciones se presentan en casi todos los actos: el representante, el acompañante y quien confirma en el último momento. La primera es la que genera más dudas.

Lo que dice el Real Decreto

Cuando una autoridad no puede asistir y envía a alguien en su lugar, la tentación es sentar al representante en el puesto del representado. El Real Decreto 2099/1983 dice lo contrario. Su artículo 9 establece que la persona que represente a una autoridad superior a la de su propio rango “no gozará de la precedencia reconocida a la autoridad que representa y ocupará el lugar que le corresponda por su propio rango, salvo que ostente expresamente la representación de Su Majestad el Rey o del Presidente del Gobierno”.

En un acto oficial, por tanto, el representante se ordena por su propio cargo. Solo quien lleva expresamente la representación del Rey o del Presidente del Gobierno ocupa el lugar de la autoridad representada.

En los actos propios de la institución

En los actos de carácter especial, los que una institución organiza sobre asuntos de su propio ámbito, la precedencia la determina quien organiza, “de acuerdo con su normativa específica, sus costumbres y tradiciones” y, en su caso, con los criterios del Real Decreto (artículo 6). Si tu institución tiene un criterio propio para los representantes, conviene dejarlo por escrito antes del acto, porque nadie quiere discutirlo delante de la puerta.

Registrarla enseguida

El aviso de la representación suele llegar tarde, a veces la misma mañana. Precisamente por eso conviene registrarla en la invitación en cuanto la recibes, y no en un papel que se queda en la recepción. La secuencia en la sala cambia, a veces cambia también el orden de las intervenciones, y quien recibe tiene que saber quién llega y en nombre de quién.

Ya al preparar las invitaciones, anota si esperas al titular o a un representante. Es un detalle que en la semana del acto ahorra bastantes llamadas.