La llamada de confirmación, también en tiempos del correo electrónico

Con las invitaciones por correo electrónico cabría esperar que las respuestas llegaran solas. Con una parte de los invitados pasa. Con las autoridades de mayor rango casi nunca: responde la secretaría, a menudo de palabra, a veces en el último momento, y a veces no responde nadie hasta que alguien llama.

Cuándo llamar

La llamada tiene sentido en una fecha fija, decidida antes de enviar las invitaciones: por ejemplo diez días antes del acto, para quien aún no ha respondido. Llamar demasiado pronto molesta, llamar demasiado tarde deja el patio en el aire justo cuando hay que cerrarlo.

Qué anotar

De cada llamada conviene anotar quién ha contestado, qué ha dicho y si hay que volver a llamar. “La secretaría confirma, pero el subdelegado podría enviar a un representante” es un dato que cambia la sala, y tiene que llegar a quien coloca a los invitados, no quedarse en un papel junto al teléfono.

Quién llama

Mejor que las llamadas las haga una sola persona, o pocas, siempre las mismas. Las secretarías aprenden a reconocer la voz, y quien llama aprende a leer las respuestas a medias.

En CerimoniereWeb quien hace las llamadas tiene un rol propio: ve la lista de quienes no han respondido, anota el resultado en la invitación y pasa al siguiente.