Dividir la sala en sectores

El orden de precedencias dice quién va antes que quién. No dice dónde se sienta la prensa, dónde las familias de los premiados, dónde la delegación llegada de fuera. Y sin embargo son estas las preguntas que llegan a la entrada, y quien acompaña a los invitados tiene que contestarlas en un segundo.

Primero los sectores, después las butacas

Conviene dibujar los sectores antes de asignar las butacas: las primeras filas para las autoridades según la precedencia, un bloque lateral para la prensa con la salida cerca, un sector para las familias, otro para los invitados de cortesía. Dentro de cada sector se aplica luego el orden, pero los límites no se mueven durante la mañana.

Un color por sector

El color ayuda más que el número. En el plano impreso, en un cartel a la entrada de la fila, en la tarjeta: quien recibe ve el color y sabe adónde llevar al invitado sin leer el plano. Dos reglas prácticas: pocos colores, bien distintos, y siempre acompañados del nombre del sector, porque no todo el mundo los distingue.

En CerimoniereWeb los sectores tienen un nombre y un color que elige el gabinete, se quedan en la plantilla de la sala y aparecen en los impresos. Así, una sala dibujada para la apertura del curso académico sirve también para el año siguiente.