Invitaciones, confirmaciones en línea y llamadas de seguimiento

Preparar las invitaciones de un acto es escribir la misma carta cien veces, cambiando cada vez nombre, cargo y dirección. Después empieza la parte larga: saber quién ha respondido y llamar a quien no lo ha hecho.

Plantillas con los datos dentro

Desde abril las invitaciones salen de plantillas de correo en las que colocas campos variables: nombre, cargo, institución, fecha del acto. El programa los rellena invitado por invitado. Antes del envío real puedes mandarlo todo a una dirección de prueba y ver cómo llega. Cada mensaje tiene su estado en la cola de envío.

La dirección de envío puede ser la de la persona o la del cargo: la invitación al delegado del Gobierno va a la Delegación, aunque cambie el titular.

La respuesta con un clic

El invitado encuentra un enlace en el correo, lo abre y elige si acepta o declina. La respuesta llega a la lista de invitaciones sin que nadie tenga que transcribirla.

La llamada de seguimiento

A quien no responde hay que llamarle. En la invitación hay ahora una ficha para la llamada, donde anotas el resultado, y se pasa de un invitado al siguiente sin volver a la lista. Quien hace las llamadas tiene un rol propio y ve solo lo que necesita.