«Estoy sola y son trescientos invitados»
La colocación es automática: un clic y cada invitado está donde le corresponde. Un acto de varios cientos de invitados lo prepara una sola persona, y aún le queda tiempo para revisarlo.
CerimoniereWeb,
para el jefe de protocolo.
Eliges las ramas del protocolo que quieres invitar, envías las invitaciones y CerimoniereWeb coloca a cada uno según el orden de precedencias. Si aparece alguien con quien no contabas, recalcula la colocación en lugar de obligarte a rehacerla.
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Más de veinte años de actos, desde un salón de plenos de cuarenta plazas hasta un acto internacional con varios miles de invitados.
Lo usan
- Banco de Italia
- Estado Mayor de la Defensa
- Armada italiana
- Cuerpo Nacional de Bomberos
- Gobierno regional de Liguria
- Colegio de Abogados de Nápoles
- Universidad del Piamonte Oriental
- Universidad de Cagliari
- Universidad para Extranjeros de Siena
- Universidad de la Tuscia
- Universidad del Molise
- y otras instituciones
Más de veinte años de actos: desde un salón de plenos de unas pocas decenas de plazas hasta un acto internacional con varios miles de invitados.
Olvídate
del plano de la sala dibujado en un A3,
de los pósits pegados en la pizarra y
de la hoja de cálculo donde cada cambio se rehace a mano.
Con CerimoniereWeb, la víspera del acto no vuelves a dibujar la sala: la revisas.
Los problemas que siempre vuelven
En veinte años los hemos visto todos, casi siempre más de una vez, y casi siempre porque nos los contó un gabinete de protocolo. Cada uno de ellos es el motivo por el que existe una función.
«Cada vez empiezo de cero»
Las personas y los cargos se mantienen actualizados por separado, y un acto nuevo se clona de otro ya celebrado. Del acto del año pasado queda todo: el plano, los invitados, quién se presentó.
«Me han añadido una autoridad esta mañana»
Añades a alguien con la sala ya llena, incluso con el acto empezado, y CerimoniereWeb reorganiza las plazas respetando cargos, nombramientos y empleos. A quien no debe moverse lo bloqueas, y se queda donde está.
«Me paso el día al teléfono persiguiendo confirmaciones»
Con el portal de invitaciones cada invitado recibe un enlace personal y responde por sí mismo: confirma, declina, indica acompañantes, designa representante. Sin registrarse, y tú ves llegar las respuestas.
«Nuestros cargos no salen en el Real Decreto»
El software trae dos protocolos oficiales construidos. Junto a ellos defines los tuyos: los órganos académicos, los cargos locales, los nombramientos de tu institución. Tantos como hagan falta, sin límite.
«Se ha formado cola en la entrada»
Quien recibe busca al invitado, o lee su código QR desde la aplicación, y ve al momento la plaza asignada. Mientras tanto un panel muestra llegados, ausentes y cómo va llenándose la sala.
Invitaciones, representaciones y cambios de última hora
CerimoniereWeb compone también las invitaciones que se envían a los invitados: tarjetas, encabezado preimpreso o escrito a mano, según el rango de cada autoridad.
Las invitaciones se envían también por correo electrónico, y desde ahí se gestiona lo que viene después: el invitado que no puede asistir y manda a un representante en su lugar, y los acompañantes que llegan con él.
Un acompañante con el que no se contaba, un criterio de colocación que llega tarde: son las causas más frecuentes de queja sobre la plaza asignada, y CerimoniereWeb las absorbe sin obligarte a rehacer toda la sala.
Entre gabinetes de protocolo no existe un estándar compartido. Cada uno ha construido sus métodos y sus herramientas, y en muchos casos la colocación se sigue haciendo a mano. Cuesta tiempo, y de los actos ya celebrados no queda rastro.
El ordenamiento de precedencias no está cableado en el software
CerimoniereWeb ordena por categoría, subcategoría, cargo, nombramiento, empleo y antigüedad. Son los criterios con los que está escrito cualquier ordenamiento de precedencias, no solo el italiano: por eso el mismo motor sostiene un acto en un ayuntamiento y una cumbre con delegaciones extranjeras.
España
Real Decreto 2099/1983, de 4 de agosto, Ordenamiento General de Precedencias en el Estado
La Corona y la Familia Real, las tres jerarquías del Estado, las comunidades autónomas y la administración local, la distinción del artículo 3 entre actos de carácter general y de carácter especial, y la ordenación del artículo 13, que sitúa a los presidentes autonómicos por la antigüedad de la publicación oficial de su Estatuto: cada supuesto se construye como un protocolo propio.
Se configura en la puesta en marcha
Cuerpo diplomático
Convención de Viena sobre relaciones diplomáticas, 1961
Los jefes de misión por clase y por fecha de presentación de cartas credenciales, las delegaciones ordenadas por el nombre del Estado, el decano del cuerpo diplomático a la cabeza. Es un ordenamiento como cualquier otro: se declara una vez y vale para todos los actos que lo usan.
Se configura en la puesta en marcha
Francia
Décret n° 89-655 du 13 septembre 1989
El orden del artículo 3 para los departamentos, del prefecto que representa al Estado a los parlamentarios, presidentes de consejo y alcalde, se modela con las mismas categorías y subcategorías. París y los territorios de ultramar, con órdenes propios, son protocolos distintos.
Se configura en la puesta en marcha
Italia
D.P.C.M. de 14 de abril de 2006, modificado el 16 de abril de 2008
Los protocolos nacional y territorial vienen construidos con el software, desde el Presidente de la República hasta los generales de brigada. Es el ordenamiento que mantenemos con profundidad jurídica desde hace veinte años, y la prueba de que el motor llega tan hondo como exige una norma.
Incluido con el software
Configurar un ordenamiento nuevo forma parte de la puesta en marcha: lo hacemos nosotros, a partir del texto legal y de cómo lo aplica realmente tu gabinete. Lo que la norma no nombra, como los órganos académicos, los cargos internos o los invitados sin cargo, va en protocolos personalizados, y esos son ilimitados.
Campeonato Mundial de Natación FINA, Roma 2009
Uno entre muchos, y de los mayores. Cerimoniere gestionó la ceremonia de apertura en el Foro Itálico: la asignación de plazas en la tribuna y las invitaciones, con el Presidente de la República y las delegaciones internacionales entre los invitados. Diecisiete días de competición, en uno de los mayores acontecimientos deportivos celebrados en Italia.
No partes de un archivo vacío
Los datos de las autoridades a las que invitas ya existen: en una hoja de cálculo, en un programa antiguo, en un listado de Word que alguien mantiene a mano desde hace años. La puesta en marcha empieza ahí.
Importamos tus archivos
Cogemos los datos que usas hoy, estén como estén, y los llevamos al registro de CerimoniereWeb. Nadie vuelve a teclear nada.
Configuramos sala y protocolos
El plano de tu sala, los cargos de tu institución, las reglas de precedencia que aplicas. En el primer acceso está todo listo.
Desarrollamos las personalizaciones
Los modelos de invitación, las impresiones y las integraciones que tu gabinete hace a su manera.
Cada institución tiene sus actos
Las reglas de precedencia cambian según quién organice. Así se aplica CerimoniereWeb a los cinco casos que encontramos más a menudo.
Universidades
Apertura del curso académico, actos de graduación, doctorados honoris causa. El orden académico no está en la norma: lo defines tú.
Ver cómo funciona en una universidadAyuntamientos y comunidades
Constitución de la corporación, actos conmemorativos, hijos predilectos. Las tres jerarquías, en un solo ordenamiento.
Ver cómo funciona en un ayuntamientoFuerzas Armadas y cuerpos del Estado
Juras de bandera, tomas de posesión, entregas de mando. Donde manda el empleo, la ordenación sigue el empleo.
Ver cómo funciona en un mandoBancos
Juntas, informes anuales, delegaciones extranjeras. La cúpula de un banco no es un cargo público, y aun así hay que sentarla en orden.
Ver cómo funciona en un bancoColegios profesionales
Juras de nuevos colegiados, juntas generales, apertura del año judicial. Togas y autoridades civiles en la misma sala.
Ver cómo funciona en un colegio¿Quieres verlo funcionando en tu próximo acto?
Te enseñamos CerimoniereWeb en funcionamiento. Si decides seguir adelante, configuramos nosotros el plano de tu sala y tu ordenamiento de precedencias, y desarrollamos las personalizaciones que tu gabinete necesite.