Registre d'autoritats

Persona, càrrec, institució, nomenament

El model manté quatre coses separades. La persona és Jordi Puig. El càrrec és «director» o «conseller». La institució és la universitat, el banc, el departament de la Generalitat. El nomenament és la combinació dels dos darrers, amb una data d’inici i, quan escau, una de fi.

Una persona pot tenir diversos nomenaments alhora, i a les invitacions es fa servir el de més rang. Quan algú canvia de lloc, tanques un nomenament i n’obres un altre: la fitxa de la persona continua sent la mateixa, i qui ocupava aquell càrrec a l’acte de l’any passat queda registrat.

No es parteix d’un arxiu buit

Les dades que utilitzes ara, en un full de càlcul, en un programa antic o en un llistat mantingut a mà, les portem nosaltres dins de CerimoniereWeb durant la posada en marxa. Entre gabinets que ja fan servir la plataforma, a més, les dades s’intercanvien per importació i exportació sobre un format comú.

Al menú de registre hi ha tots els llistats lligats a persones i càrrecs, des de les dades de contacte fins als tipus de contacte, i les adaptes a com treballa el teu gabinet.

No serveix només al gabinet de protocol

La informació del registre la necessita també qui fa que l’acte funcioni: personal d’acollida, conductors i personal de seguretat. Amb les garanties que exigeix la confidencialitat, cadascú veu allò que li cal.

Així es reconeix de seguida un convidat nou a l’entrada, s’identifica qui es presenta com a representant d’un altre, i s’adverteix qui no hi hauria de ser.

A punt per a les invitacions

Les fitxes estan estructurades segons el que necessita el protocol: recullen els detalls que calen per gestionar les invitacions, els primers contactes telefònics i les trucades de confirmació de la secretaria.

Per organitzar un acte nou pots clonar-ne un de passat: l’estructura es manté, i només actualitzes el que ha canviat.