Preguntes freqüents

Són quatre coses diferents, i mantenir-les separades és el que fa funcionar tota la resta. La persona és en Joan Garcia. El càrrec és «director» o «conseller». La institució és la universitat, el banc, el departament. El nomenament és la combinació de càrrec i institució, amb una data d’inici i, quan escau, una de fi.

No. Cada persona pot tenir diversos nomenaments alhora, i això permet convidar-la a actes diferents. En crear les invitacions es fa servir el nomenament de més rang.

Tanques el nomenament existent amb una data de fi i n’obres un de nou. La fitxa de la persona continua sent la mateixa, i qui ocupava aquell càrrec a l’acte de l’any passat hi queda registrat: l’històric no es reescriu.

Sí, i no ho fas tu. A la posada en marxa agafem les dades que fas servir avui, en un full de càlcul, en un programa antic o en un llistat mantingut a mà, i les portem dins de CerimoniereWeb. És el servei amb què han començat gairebé tots els nostres clients: ningú no torna a teclejar quinze anys d’arxiu.

Sí. La importació i l’exportació es recolzen en un format comú, així que gabinets diferents que fan servir CerimoniereWeb poden passar-se persones, càrrecs i nomenaments sense tornar-los a introduir.

Depèn del rol. Secretaria gestiona càrrecs, registre, protocols, actes i invitacions. Secretaria (només lectura) ho veu tot sense poder modificar res. Els registres de base, és a dir persones, institucions, càrrecs i nomenaments, són també a les mans de l’Administrador.

Veu el que necessita, amb les garanties que exigeix la confidencialitat. A l’entrada cal reconèixer ràpid un convidat, entendre si qui es presenta és un representant i advertir qui no hi hauria de ser: les fitxes porten nom, cognoms, fotografia, càrrec i, si escau, el nom de la persona a qui es representa.

Sí, i apareixen també als llistats impresos per a qui rep. És el detall que evita l’escena d’algú aturat a l’entrada perquè no l’han reconegut.

En bona part sí. Al menú de registre hi ha tots els llistats lligats a persones i càrrecs, des de les dades de contacte fins als tipus de contacte, i els adaptes a com treballa el teu gabinet.

Sí. L’històric dels actes celebrats es pot continuar consultant, amb els convidats i els càrrecs que ocupaven aleshores. Serveix també en sentit pràctic: per preparar un acte nou pots clonar-ne un de passat i actualitzar només el que ha canviat.

Sí. L’Administrador disposa de còpies puntuals, que són instantànies de les dades en una data concreta, d’abocaments complets de la base de dades i de la restauració, que recupera en pocs clics amb l’històric de còpies sempre consultable.

No. Si tens diverses seus, cadascuna treballa de manera autònoma: persones, nomenaments, actes i protocols queden aïllats per seu, i cada usuari veu només les dades de la seva. L’Administrador és l’únic amb visibilitat sobre tot. Això sí, una seu nova hereta el registre de l’Administrador, de manera que comença amb alguna cosa a la mà.

Dos, construïts segons el D.P.C.M. italià de 14 d’abril de 2006 modificat el 2008: el d’àmbit nacional, des del president de la República fins als generals de brigada, i el d’àmbit territorial, des dels presidents regionals fins als coronels. El català, l’espanyol, el francès i el diplomàtic es configuren a la posada en marxa.

No. El motor ordena per categoria, subcategoria, càrrec, nomenament, grau i antiguitat, que són els criteris amb què està escrit qualsevol ordenament de precedències. El Decret 189/1981, de 2 de juliol, modificat pel Decret 459/1981, es modela com a protocol: actes oficials de caràcter general i especial, i les corporacions locals ordenades per categoria territorial i després per nombre d’habitants. Quan a l’acte hi assisteixen autoritats de l’Estat, l’article 15 del Decret i la STC 38/1982 remeten a més al Real Decreto 2099/1983, i aleshores són dos ordenaments en un mateix acte. Els italians vénen construïts perquè és on hi ha vint anys d’ús, i són la prova que el motor arriba tan endins com exigeix una norma.

Ho fem nosaltres, a la posada en marxa, a partir del text legal i de com l’aplica realment el teu gabinet. Forma part de la mateixa feina que importar el teu arxiu i dibuixar el plànol de la teva sala.

Els defineixes tu en un protocol personalitzat. És el cas típic dels òrgans acadèmics d’una universitat, dels càrrecs locals d’un ajuntament i dels òrgans d’institucions i col·legis professionals: la norma no els regula, així que la regla l’escriu qui organitza.

Sí, i és justament per això que els protocols són il·limitats. L’acte de caràcter general i el de caràcter especial són dos protocols diferents sobre un mateix registre, i a cada acte tries quin aplicar.

Tants com calgui, sense límit. La manera més ràpida de fer-ne un de nou és copiar-ne un d’existent i modificar la còpia.

Per esglaons. Primer categoria, després subcategoria, després càrrec o nomenament. Per a les autoritats civils compta el càrrec institucional, per a les militars nomenament, grau i antiguitat de servei. Si continuen empatades entren els criteris de base: edat i, finalment, ordre alfabètic. Cap plaça no queda sense decidir.

Des de la pantalla d’invitacions, on veus també la llista d’acompanyants i el representant si n’hi ha.

Sí, i des d’aquí es gestiona també el que ve després: el convidat que no pot venir i envia un delegat al seu lloc, i els acompanyants que arriben amb ell.

Cada convidat en pot tenir un o diversos. Des de la gestió de convidats pots marcar l’opció «seu al costat», que obliga el programa a col·locar l’acompanyant al seu costat.

Sí. El representant s’indica a la pantalla d’invitacions i ocupa la plaça amb el càrrec del representat: la plaça pertany al càrrec, no a la persona.

No. En alguns casos és imprescindible enviar a l’adreça del càrrec en lloc de la personal, com amb un cap d’Estat. Ho decideixes a la pantalla d’invitacions quan imprimeixes els sobres.

Les invitacions es construeixen sobre un model de Microsoft Word, així que són totalment personalitzables. Hi ha un sistema de codis de substitució per inserir al text les dades preses del programa.

Sí. El rol Recordatori segueix l’estat de cada invitació durant les trucades: confirmada, declinada, pendent.

Sí, amb el portal d’invitacions. Cada convidat rep per correu un enllaç personal i des d’allà confirma o declina, indica els acompanyants i designa un representant, si l’acte ho permet. La resposta es reflecteix a l’instant a CerimoniereWeb, i la secretaria deixa de perseguir confirmacions per telèfon.

No, i és deliberat. El portal d’invitacions no demana usuari ni contrasenya: l’enllaç conté un codi únic vàlid només per a aquella invitació, així que el convidat fa clic i respon. Demanar un registre a un rector o a un delegat del Govern és la manera més segura de no rebre resposta.

Sí, el portal d’invitacions gestiona una data límit de resposta, passada la qual el convidat ja no la pot modificar pel seu compte.

S’assigna primer el lloc 1, el lloc d’honor. El lloc més important al costat del d’honor és a la seva dreta: entre tres places, la d’honor va al centre, la segona a la dreta de qui l’ocupa i la tercera a l’esquerra, i així successivament. Si les places són parells o de rang igual es crea una doble presidència: el primer lloc va al centre dreta i els altres continuen alternant esquerra i dreta.

Sí. El que canvia és el plànol, no la regla. Sectors, grades, tribunes d’honor i files numerades es dibuixen un cop, les places es numeren a partir del lloc d’honor i l’ordenació s’aplica igual. CerimoniereWeb col·loca persones en patis de butaques, tribunes d’honor, escenaris, auditoris i sales d’actes institucionals.

Sí. Qualsevol convidat es pot moure, o intercanviar amb un altre, a qualsevol plaça de la sala. El càlcul automàtic és un punt de partida, no una gàbia.

Obres una plaça lliure i hi col·loques el nou convidat amb un clic. Qui no s’ha de moure el bloqueges: encara que la col·locació es recalculi, els bloquejats es queden on són.

Sí. Fixat el lloc A1, CerimoniereWeb assigna a la dreta totes les places senars (A3, A5, fins a F7) i a l’esquerra totes les parells (A2, A4, fins a F8).

La sala sencera com un full de càlcul idèntic a la pantalla, el llistat ordenat per plaça o alfabèticament amb la informació útil per a qui rep, targetes en diversos formats i cavallets amb el nom.

No. CerimoniereWeb es fa servir des del navegador: Chrome, Firefox, Edge o Safari, amb una resolució d’almenys 1280 × 720.

No, i per a molts dels nostres clients ha estat la pregunta decisiva. Hi ha tres modalitats: núvol allotjat per nosaltres en un subdomini dedicat, als vostres servidors, dins de la vostra xarxa, i autònoma per treballar sense connexió des d’un sol ordinador. Si les vostres polítiques exigeixen que les dades no surtin de la infraestructura de la institució, la instal·lació als vostres servidors respon exactament a això.

Sí, amb la versió autònoma: es genera des de l’àrea d’administrador, funciona en local i en acabar es realinea amb el sistema central mitjançant còpia i restauració. Serveix quan l’acte es prepara en una seu sense xarxa, o quan la sala és en un lloc on no arriba la connexió.

Sí, com a mòdul opcional. Afegeix a l’accés un codi temporal de sis dígits segons l’estàndard TOTP, generat al dispositiu de l’usuari. Funciona amb Google Authenticator, Microsoft Authenticator i qualsevol aplicació compatible. Cap servei extern i cap SMS: es recolza en els usuaris i els rols ja configurats.

Amb el mòdul d’acreditació registres les arribades des de l’aplicació web, per exemple des d’un portàtil a l’entrada, i un tauler mostra presents, absents i evolució en temps real. Amb l’aplicació d’acreditació, que té llicències pròpies, el mateix arriba al telèfon de qui rep, amb cerca del convidat també per codi QR.

La interfície està disponible en italià, anglès, espanyol i alemany, i cada usuari tria la seva. Els protocols, el registre i els models d’invitació es configuren en la llengua en què treballa el teu gabinet, perquè aquest contingut és teu. Per a qualsevol altra llengua d’interfície, pregunta’ns: et diem amb claredat què hi ha disponible avui i què caldria produir.

Depèn de quantes dades tinguis i en quin estat estiguin. La posada en marxa típica és: importem els teus arxius, configurem el plànol de la sala i els protocols de la teva institució, i desenvolupem les personalitzacions que necessites. Al primer accés trobes el sistema ja poblat.

Diversos alhora, associant a cadascun els convidats presents al registre.