Les llistes de l'últim dia

El nombre de persones que entren realment gairebé sempre s’allunya de les confirmacions recollides. Hi ha les absències d’última hora i les delegacions comunicades al matí, i de tant en tant algú es presenta sense haver respost mai. Qui organitza actes institucionals ja ho compta, i convé decidir abans com reaccionar.

Congelar el pati de butaques la vigília

La vigília fixa la col·locació i imprimeix-la. Els canvis del dia els tractes com a excepcions que s’anoten una per una, en lloc de refer la sala poques hores abans de començar. Refer-ho tot a les vuit del matí vol dir tornar a imprimir targetes i llistats, i el risc d’equivocar-se és molt més alt que el profit.

Separar les llistes

A la llista de convidats, mantén separats els noms que vénen de les invitacions dels que s’han afegit a mà a la sala. Les dues llistes tenen una història diferent: la primera es pot tornar a carregar des de les invitacions quan alguna cosa canvia, la segona és feina feta a mà que ningú no vol perdre.

Les delegacions d’última hora

Quan una autoritat es fa representar a l’últim moment, la posició a la sala no segueix automàticament la del titular: segons l’article 2.c del Decret 189/1981, depèn de si és una substitució legal o una delegació per instruccions particulars. Registra la delegació a la invitació, no només en un full a l’entrada: si no, la seqüència de les intervencions es refà de memòria mentre els convidats ja estan entrant.