La representació: la plaça és del càrrec, no de la persona

Tres situacions es repeteixen gairebé a cada acte: el representant, l’acompanyant i qui confirma a l’última hora. La primera és la que genera més dubtes.

Quan una autoritat no pot assistir i envia algú en lloc seu, el Decret 189/1981 recorda que la precedència ve determinada pel càrrec, no per la persona. La pregunta és quina posició correspon a qui ve en representació.

Dos casos diferents

L’article 2.c del Decret en distingeix dos. Qui substitueix legalment una autoritat té la mateixa precedència que el titular. Qui hi va per instruccions particulars de qui delega ocupa la precedència immediatament inferior a la del titular.

La diferència es veu a la sala: en el primer cas el representant seu on seuria el titular, en el segon ocupa la posició immediatament posterior a la que tindria el titular. Abans de col·locar la fila convé saber en quin dels dos casos som, i deixar la decisió per escrit abans de l’acte, perquè ningú no en vol discutir a l’entrada.

Registrar-la de seguida

La delegació arriba sovint tard, de vegades el mateix matí. Justament per això convé registrar-la a la invitació tan bon punt la reps, i no en un full deixat a l’acollida. La seqüència a la sala canvia, de vegades canvia també l’ordre de les intervencions, i el personal d’acollida ha de saber qui arriba i en nom de qui.

Ja quan prepares les invitacions, anota si esperes el titular o un delegat. És un detall que, la setmana de l’acte, estalvia moltes trucades.