Abans dels actes de tardor, dues comprovacions

La tardor és l’època amb més feina per a un gabinet de protocol. Cursos acadèmics per inaugurar, commemoracions, actes institucionals, sovint més d’un la mateixa setmana. La llista de convidats de l’any passat és el punt de partida natural, i és justament allà on s’amaguen els errors.

Qui ocupa avui aquell càrrec

Alcaldes, delegats territorials del Govern, comandaments policials i militars, presidents de tribunals: són càrrecs que canvien de titular més sovint del que sembla quan reobres la llista de fa dotze mesos. Una invitació adreçada al predecessor es nota, i deixa en mal lloc tant qui la rep com qui l’envia.

Repassa els titulars dels càrrecs locals abans de generar les invitacions, no després. Normalment n’hi ha prou amb una hora i els webs institucionals oberts al costat.

On arriba el correu

La segona comprovació és la de les adreces. Les bústies de gabinet i de secretaria de les institucions canvien menys que les persones, però canvien. Verifica-les abans d’enviar a tota la llista: si esperes el primer missatge retornat, ja has perdut dies útils per a les respostes.

Quan la institució ho permet, vincula les adreces al càrrec i no a la persona. La bústia de la secretaria de l’alcaldia continua sent vàlida quan canvia l’alcalde.