On s'envia una invitació institucional

Una invitació adreçada a una autoritat va a l’autoritat com a titular d’un càrrec, no a la persona privada. Sembla una distinció formal. A la pràctica decideix si la invitació arriba al despatx correcte.

El càrrec, no la persona

L’adreça que cal fer servir és la del càrrec: l’alcaldia per a l’alcalde, el rectorat per al rector, el gabinet del departament per al conseller. Té dos avantatges. La secretaria sap portar l’agenda i respondre, fins i tot delegant. I l’adreça continua sent vàlida quan el titular canvia, cosa que en molts càrrecs locals passa més sovint del que fa pensar la llista de l’any anterior.

L’adreça personal només té sentit per a qui és convidat a títol personal: un antic titular, un premiat, un convidat d’honor.

En mà

Algunes invitacions no viatgen ni per correu postal ni per correu electrònic: es lliuren en mà, per deferència o per urgència. Justament aquestes corren el risc de desaparèixer del recompte, perquè cap sistema no les ha vist sortir. Convé registrar-les com a lliurades en mà, amb la data, perquè la llista d’invitacions pendents digui la veritat.

A CerimoniereWeb l’adreça de cada invitació es pren de la persona o del càrrec, una per una, i un estat específic registra les invitacions lliurades en mà.