La trucada de confirmació, també en l'època del correu electrònic

Amb les invitacions per correu electrònic, qualsevol esperaria que les respostes arribessin sense haver de fer res. Amb una part dels convidats passa. Amb les autoritats de més rang gairebé mai: respon la secretaria, sovint de paraula, de vegades a l’últim moment, i de vegades no respon ningú fins que algú truca.

Quan trucar

El recordatori té sentit en una data fixa, decidida abans d’enviar les invitacions: per exemple deu dies abans de l’acte, per a qui encara no ha respost. Trucar massa aviat molesta, i trucar massa tard deixa el pati de butaques en suspens just quan s’ha de tancar.

Què cal anotar

De cada trucada convé anotar qui ha respost, què ha dit i si cal tornar a trucar. «La secretaria confirma, però el conseller podria enviar-hi el secretari general» és una informació que canvia la sala, i ha d’arribar a qui col·loca els convidats, no quedar-se en un full al costat del telèfon.

Qui truca

Val més que les trucades les faci una sola persona, o poques, sempre les mateixes. Les secretaries aprenen a reconèixer-ne la veu, i qui truca aprèn a llegir les respostes a mitges.

A CerimoniereWeb qui fa els recordatoris té un rol propi: veu la llista de qui no ha respost, anota el resultat a la invitació i passa al següent.