Dividir la sala en sectors

L’ordre de precedències diu qui va abans de qui. No diu on seu la premsa, ni les famílies dels premiats, ni la delegació que ve de fora. I, en canvi, són aquestes les preguntes que arriben a l’entrada de la sala, i qui acompanya els convidats ha de respondre en un segon.

Primer els sectors, després les places

Convé dibuixar els sectors abans d’assignar les places: les primeres files per a les autoritats segons la precedència, un bloc lateral per a la premsa amb la sortida a prop, un sector per a les famílies, un altre per als convidats de cortesia. Dins de cada sector s’aplica l’ordre, però els límits no es mouen durant el matí.

Un color per sector

El color ajuda més que el número. Al plànol imprès, en un cartell a l’entrada de la fila, al targetó: qui rep veu el color i sap on ha de portar el convidat sense llegir el plànol. Dues regles pràctiques: pocs colors, ben diferents, i sempre acompanyats del nom del sector, perquè no tothom els distingeix.

A CerimoniereWeb els sectors tenen un nom i un color que tria el gabinet, queden al model de la sala i surten a les impressions. Una sala dibuixada per a la inauguració del curs acadèmic serveix així també l’any següent.