«Estic sola i són tres-cents convidats»
La col·locació és automàtica: un clic i cada convidat és on li correspon. Un acte de diversos centenars de convidats el prepara una sola persona, i encara li queda temps per revisar-lo.
CerimoniereWeb,
per al cap de protocol.
CerimoniereWeb és un programari de protocol institucional que ordena els convidats per precedències. Tries les branques del protocol que vols convidar, envies les invitacions i el programa col·loca cadascú al seu lloc. Si apareix algú amb qui no comptaves, recalcula la col·locació en comptes d'obligar-te a refer-la.
Demana una demostració Llegeix la guia de l'ordre de precedències
Més de vint anys d'actes, des d'una sala de plens de quaranta places fins a un acte internacional amb uns quants milers de convidats.
- Autoritats
- Convidats institucionals
- Convidats
- Premsa
- Reservat
- Lloc d'honor
L'utilitzen
- Banc d'Itàlia
- Estat Major de la Defensa
- Marina Militar italiana
- Cos Nacional de Bombers
- Govern regional de Ligúria
- Col·legi d'Advocats de Nàpols
- Universitat del Piemont Oriental
- Universitat de Càller
- Universitat per a Estrangers de Siena
- Universitat de la Túscia
- Universitat del Molise
- i altres institucions
Més de vint anys d'actes: des d'una sala de plens d'unes poques desenes de places fins a un acte internacional amb uns quants milers de convidats.
CerimoniereWeb per a les universitats
Cap ordenament general de precedències no regula l'ordre intern d'una universitat: rector, vicerectors, degans, directors de departament, claustre i consell de govern segueixen l'ordre que cada institució s'ha donat. El defineixes un cop com a protocol propi i l'apliques al costat del territorial per a les autoritats externes que ocupen la primera fila. El Decret 189/1981 només arriba fins al tractament: al rector li reconeix el d'Excel·lentíssim i Magnífic Senyor.
- Obertura del curs acadèmic
- El paranimf ple, els òrgans de govern i les autoritats civils i militars del territori a la mateixa fila. És l'acte amb més càrrecs diferents per compondre d'un sol cop.
- Actes de graduació
- Es repeteixen per desenes cada convocatòria: clones l'anterior i canvies els noms. Tribunal a la presidència, graduands i famílies al pati de butaques.
- Doctorat honoris causa
- El doctorand arriba amb el seu seguici, i la sala manté junts l'ordre acadèmic i el de les autoritats convidades.
Cinc universitats ja l'utilitzen: Piemonte Orientale, Cagliari, Stranieri di Siena, Tuscia, Molise.
Oblida't
del plànol de la sala dibuixat en un A3, dels papers enganxats a la pissarra i del full de càlcul on cada canvi es refà a mà.
Amb CerimoniereWeb, la vigília de l'acte no tornes a dibuixar la sala: la revises.
Els problemes que sempre tornen
En vint anys els hem vist tots, gairebé sempre més d'un cop, i gairebé sempre perquè ens els va explicar un gabinet de protocol. Cadascun d'ells és el motiu pel qual existeix una funció.
«Cada vegada començo de zero»
Les persones i els càrrecs es mantenen actualitzats per separat, i un acte nou es clona d'un altre ja celebrat. De l'acte de l'any passat queda tot: el plànol, els convidats, qui s'hi va presentar.
«M'han afegit una autoritat aquest matí»
Afegeixes algú amb la sala ja plena, fins i tot amb l'acte començat, i CerimoniereWeb reorganitza les places respectant càrrecs, nomenaments i graus. Qui no s'ha de moure el bloqueges, i es queda on és.
«Em passo el dia al telèfon perseguint confirmacions»
Amb el portal d'invitacions cada convidat rep un enllaç personal i respon ell mateix: confirma, declina, indica acompanyants, designa representant. Sense registrar-s'hi, i tu veus arribar les respostes.
«Els nostres càrrecs no surten al Decret»
El programari porta dos protocols oficials construïts. Al costat hi defineixes els teus: els òrgans acadèmics, els càrrecs locals, els nomenaments de la teva institució. Tants com calguin, sense límit.
«S'ha fet cua a l'entrada»
Qui rep busca el convidat, o llegeix el seu codi QR des de l'aplicació, i veu a l'instant la plaça assignada. Mentrestant un tauler mostra arribats, absents i com es va omplint la sala.
Invitacions, representacions i canvis d'última hora
CerimoniereWeb compon també les invitacions que s’envien als convidats: targetes, encapçalament preimprès o escrit a mà, segons el rang de cada autoritat.
Les invitacions s’envien també per correu electrònic, i des d’aquí es gestiona el que ve després: el convidat que no pot assistir i envia un representant al seu lloc, i els acompanyants que arriben amb ell.
Un acompanyant amb qui no es comptava, un criteri de col·locació que arriba tard: són les causes de queixa més freqüents sobre la plaça assignada, i CerimoniereWeb les absorbeix sense haver de tornar a compondre tot el pati de butaques.
Als gabinets de protocol no hi ha cap estàndard compartit. Cada gabinet s’ha construït els seus mètodes i les seves eines, i en molts casos la col·locació de la sala encara es fa a mà. Costa temps, i dels actes passats no en queda rastre.
L'ordre de precedències no està cablat dins el programari
CerimoniereWeb ordena per categoria, subcategoria, càrrec, nomenament, grau i antiguitat. Són els criteris amb què està escrit qualsevol ordre de precedències, no només el català: per això el mateix motor sosté un acte en un ajuntament i una cimera amb delegacions estrangeres.
Catalunya
Decret 189/1981, de 2 de juliol, modificat pel Decret 459/1981
Actes oficials de caràcter general i especial (art. 3 i 4), les Corporacions Locals ordenades per categoria territorial i després per nombre d'habitants (art. 5), i el lloc que l'article 13 reserva a l'alcalde de Barcelona. Cada supòsit es construeix com un protocol propi.
Es configura a la posada en marxa
Espanya
Real Decreto 2099/1983, Ordenamiento General de Precedencias en el Estado
Quan a l'acte hi assisteixen autoritats de l'Estat, l'article 15 del Decret 189/1981 i la STC 38/1982 remeten a la norma estatal: dos ordenaments en un mateix acte. Aquí són dos protocols aplicats alhora, sense duplicar el registre d'autoritats.
Es configura a la posada en marxa
Cos diplomàtic
Convenció de Viena sobre relacions diplomàtiques, 1961
Els caps de missió per classe i per data de presentació de cartes credencials, les delegacions ordenades pel nom de l'Estat, el degà del cos diplomàtic al capdavant. És un ordenament com qualsevol altre: es declara un cop i val per a tots els actes que el fan servir.
Es configura a la posada en marxa
França
Décret n° 89-655 du 13 septembre 1989
L'ordre de l'article 3 per als departaments, del prefecte que representa l'Estat als parlamentaris, presidents de consell i alcalde, es modela amb les mateixes categories i subcategories. París i els territoris d'ultramar, amb ordres propis, són protocols diferents.
Es configura a la posada en marxa
Itàlia
D.P.C.M. de 14 d'abril de 2006, modificat el 16 d'abril de 2008
Els protocols nacional i territorial vénen construïts amb el programari, des del president de la República fins als generals de brigada. És l'ordenament que mantenim amb profunditat jurídica des de fa vint anys, i la prova que el motor arriba tan endins com exigeix una norma.
Inclòs amb el programari
Configurar un ordenament nou forma part de la posada en marxa: el fem nosaltres, a partir del text legal i de com l'aplica realment el teu gabinet. El que la norma no anomena, com els òrgans acadèmics, els càrrecs interns o els convidats sense càrrec, va en protocols personalitzats, i aquests són il·limitats.
Campionat del Món de Natació FINA, Roma 2009
Un entre molts, i dels més grans. Cerimoniere va gestionar la cerimònia d'obertura al Foro Itàlic: l'assignació de places a la tribuna i les invitacions, amb el president de la República italiana i les delegacions internacionals entre els convidats. Disset dies de competició, en un dels esdeveniments esportius més grans acollits a Itàlia.
No parteixes d'un arxiu buit
Les dades de les autoritats que convides ja existeixen: en un full de càlcul, en un programa antic, en un llistat de Word que algú manté a mà des de fa anys. La posada en marxa comença aquí.
Importem els teus arxius
Agafem les dades que fas servir avui, estiguin com estiguin, i les portem al registre de CerimoniereWeb. Ningú no torna a teclejar res.
Configurem sala i protocols
El plànol de la teva sala, els càrrecs de la teva institució, les regles de precedència que apliques. Al primer accés ho trobes tot a punt.
Desenvolupem les personalitzacions
Els models d'invitació, les impressions i les integracions que el teu gabinet fa a la seva manera.
Cada institució té els seus actes
Les regles de precedència canvien segons qui organitza. Així s'aplica CerimoniereWeb als cinc casos que trobem més sovint.
Universitats
Obertura del curs acadèmic, actes de graduació, doctorats honoris causa. L'ordre acadèmic no és a la norma: el defineixes tu.
Mira com funciona en una universitatAjuntaments i consells comarcals
Constitució de la corporació, actes commemoratius, fills predilectes. Generalitat, consells comarcals i ajuntaments en un sol ordenament.
Mira com funciona en un ajuntamentForces armades i cossos de l'Estat
Juraments de bandera, preses de possessió, lliuraments de comandament. On mana el grau, l'ordenació segueix el grau.
Mira com funciona en un comandamentBancs
Juntes, informes anuals, delegacions estrangeres. La cúpula d'un banc no és un càrrec públic, i tot i així s'ha de asseure en ordre.
Mira com funciona en un bancCol·legis professionals
Juraments de nous col·legiats, juntes generals, obertura de l'any judicial. Togues i autoritats civils a la mateixa sala.
Mira com funciona en un col·legiVols veure'l funcionant en el teu proper acte?
Et mostrem CerimoniereWeb en funcionament. Si decideixes tirar endavant, configurem nosaltres el plànol de la teva sala i el teu ordre de precedències, i desenvolupem les personalitzacions que el teu gabinet necessiti.