Il recall: chi chiamare, cosa ti ha detto, e il prossimo della lista

Gli inviti sono partiti, e una parte delle risposte non arriva. Restano le telefonate: la lista di chi va richiamato per sapere se viene, se manda qualcuno al suo posto, se porta un accompagnatore. Sono ore di lavoro, quasi sempre nei giorni in cui la cerimonia è già vicina e c’è altro da seguire.

Il rischio sta nel modo in cui si lavora. Il numero in una schermata, lo stato dell’invito in un’altra, l’esito della chiamata su un foglio o a memoria. Poi il nominativo dopo, e si ricomincia a cercare. A una settimana dall’evento qualcuno chiede se quella persona ha confermato o ha delegato, e la risposta è “dovrebbe stare scritto da qualche parte”. Una telefonata fatta e non registrata è una telefonata da rifare, con l’imbarazzo di richiamare qualcuno che ti aveva già risposto.

CerimoniereWeb ha un recall pensato per questo, in una finestra sola.

Chi chiami, cosa aggiorni, cosa ti ha detto

La finestra si apre dall’invito. In alto trovi il nome e le note di contatto, e sotto i telefoni registrati in anagrafica, ciascuno con il suo tipo. Hai davanti tutto quello che serve per comporre il numero giusto.

Mentre parli, aggiorni l’invito dalla stessa schermata. Se la persona conferma, cambi lo stato. Se viene un altro al suo posto, indichi il rappresentante, che scegli dall’anagrafica cominciando a scrivere il nome.

Poi annoti la telefonata. Ogni chiamata entra nello storico con la sua data, la sua ora e le note che hai scritto, dalla più recente a quelle passate. Quando qualcuno ti chiede com’era andata con quell’invitato, apri la finestra e lo leggi.

Il successivo, senza tornare alla lista

In fondo alla finestra ci sono i comandi per spostarti all’invito precedente, al successivo, al primo o all’ultimo della ricerca che hai fatto. Chiudi una telefonata e passi alla prossima, senza chiudere, tornare alla lista e cercare di nuovo il nome.

Chi fa le telefonate può avere un ruolo dedicato, quello di Recall, e vedere solo ciò che gli serve per farle. Il lavoro si divide fra chi prepara la cerimonia e chi richiama, senza che l’uno debba passare i dati all’altro a voce.

Per usarlo

Il recall è già nel programma. Lo apri dalla lista degli inviti, dalla riga della persona da richiamare. Se vuoi che il tuo personale lo usi al meglio, scrivici.