La cerimonia di ogni anno non si rifà più da capo

La ricorrenza dell’amministrazione, la festa del 2 giugno, l’inaugurazione dell’anno accademico. Ogni anno la cerimonia è quasi la stessa, e ogni anno ti ritrovi a rimettere insieme la lista invitati, gli incarichi, il protocollo, le scadenze. Lavoro che hai già fatto, da rifare.

La scorciatoia la conosci: aprire la cerimonia dell’anno scorso e correggerla a mano. Funziona finché non ti sfugge un invitato che non c’è più, un incarico cambiato o una precedenza rivista nel frattempo e rimasta com’era nella lista. Di solito te ne accorgi con le persone già in sala e un’autorità seduta un posto più indietro del dovuto. Un posto sbagliato si nota subito, e in diretta non si sistema.

La 3.9.0 di CerimoniereWeb offre una terza strada.

Duplica la cerimonia e controlla solo quello che è cambiato

Dalla lista delle cerimonie premi Duplica. Ottieni subito una cerimonia nuova, con i dati, il protocollo e la lista degli invitati dell’originale. Se cambi la data, le scadenze degli inviti si spostano dello stesso intervallo: un invito che scadeva dieci giorni prima dell’evento scade ancora dieci giorni prima.

L’ordine segue il protocollo di oggi, non quello dell’anno scorso. Se una precedenza è cambiata, la copia la rispetta, e gli spostamenti fatti a mano nella vecchia cerimonia non si trascinano in quella nuova.

Anche l’invio riparte pulito. Gli inviti tornano in attesa, senza risposte vecchie e con un QR code nuovo, quindi nessuno parte con l’esito di dodici mesi fa. Platea e palco non si copiano, e la disposizione si recupera con un modello platea.

Una cosa resta a te, e conviene farla: rileggere la lista. È quella di allora, e chi ha lasciato l’incarico compare ancora con l’incarico vecchio. Rileggere una lista costa molto meno che rifarla.

Lo stesso vale per i protocolli

Ti serve un protocollo simile a uno che hai già, per un evento di tipo diverso o per un ente con regole leggermente diverse. Invece di ricostruire l’albero dei gruppi a mano, duplichi il protocollo. Ottieni gli stessi gruppi con gli stessi legami a incarichi, gradi, enti e cariche, e cambi solo le voci che differiscono. Da quel momento i due protocolli vivono per conto loro.

Se in una sede due protocolli finiscono con lo stesso nome, anche solo per una maiuscola, il programma ti ferma. Così in elenco non ti ritrovi due voci identiche senza sapere quale usare.

Per averla

La duplicazione arriva con la 3.9.0 ed è a disposizione della segreteria e dell’amministratore. Scrivici se vuoi sapere come aggiornare la tua installazione.

I dettagli della 3.9.0 saranno confermati all’uscita della versione.