Le liste dell'ultimo giorno

Il numero di chi entra davvero si discosta quasi sempre dalle conferme raccolte. Ci sono le assenze dell’ultima ora e le deleghe comunicate in mattinata, e ogni tanto qualcuno si presenta senza aver mai risposto. Chi organizza cerimonie istituzionali lo mette in conto, e conviene decidere prima come reagire.

Congelare la platea la sera prima

La sera prima fissa la disposizione e stampala. Le variazioni del giorno le tratti come eccezioni da annotare, una per una, invece di rifare la sala a poche ore dall’inizio. Rifare tutto alle otto di mattina significa ristampare cartellini e rubriche, e il rischio di sbagliare è molto più alto dell’utilità.

Separare le liste

Nella lista degli invitati tieni distinti i nominativi arrivati dagli inviti da quelli aggiunti a mano in sala. Le due liste hanno una storia diversa: la prima si può ricaricare dagli inviti quando qualcosa cambia, la seconda è lavoro fatto a mano che nessuno vuole perdere.

Le deleghe dell’ultima ora

Quando un’autorità si fa rappresentare all’ultimo momento, la posizione in sala non segue da sola quella del titolare. Registra la delega nell’invito, non solo su un foglio all’ingresso: altrimenti la sequenza degli interventi si ricostruisce a memoria mentre gli ospiti stanno già entrando.