La rappresentanza: il rappresentante non prende il posto del titolare

Tre situazioni si presentano quasi a ogni cerimonia: il rappresentante, l’accompagnatore e chi conferma all’ultimo momento. La prima è quella che crea più dubbi, anche perché circola una regola sbagliata: il posto è della carica, quindi il rappresentante siede dove sarebbe seduto il titolare.

Cosa dice la norma

Il D.P.C.M. 14 aprile 2006 dedica alla rappresentanza gli articoli da 14 a 18. La rappresentanza vera è una delega espressa, data per quella cerimonia a una persona della stessa istituzione, e va comunicata per tempo a chi invita. Può riceverla solo chi ha una posizione vicaria, oppure una carica nella stessa categoria del titolare o in quella subito sotto.

Il rappresentante non prende il posto del titolare: segue immediatamente i pari rango del rappresentato (articolo 16). Se un rettore manda il prorettore vicario, il prorettore siede subito dopo gli altri rettori presenti, non al posto del rettore.

Le altre deleghe

Ciò che non rispetta queste condizioni non è rappresentanza (articolo 17). Chi viene “per conto di” occupa la posizione del proprio rango, con la sola precedenza sugli altri della sua categoria. E la delega vale solo per quella cerimonia (articolo 18). Nei casi dubbi conviene mettere la scelta per iscritto prima della cerimonia, perché nessuno vuole discuterne davanti all’ingresso.

Registrarla subito

La delega arriva spesso tardi, a volte la mattina stessa. Proprio per questo conviene registrarla nell’invito appena la ricevi, e non su un foglio lasciato all’accoglienza. La sequenza in sala cambia, cambia a volte anche l’ordine degli interventi, e chi accoglie deve sapere chi sta arrivando e a nome di chi.

In CerimoniereWeb il rappresentante si indica nell’invito e in platea prende il posto dell’invito, con il suo nome e quello di chi rappresenta. Quando la norma gli assegna una posizione diversa, lo sposti in platea come qualunque altro invitato.