Più sedi, regole comuni

Molti enti hanno una struttura su più livelli: una direzione regionale e i comandi provinciali, un ateneo e i suoi dipartimenti, un ordine nazionale e quelli territoriali. Ogni sede organizza le sue cerimonie, con i suoi invitati. Le regole però dovrebbero essere le stesse, e spesso non lo sono.

Il problema delle copie

Succede così: la sede centrale prepara un protocollo, lo manda alle sedi in un file, e ognuna lo corregge per conto suo. Dopo due anni ci sono cinque versioni, e la stessa autorità siede in posizioni diverse a seconda di chi organizza. Chi la invita due volte nello stesso mese se ne accorge.

Separare i dati, condividere le regole

Conviene distinguere due cose. Gli invitati, i recapiti, le cerimonie restano di ciascuna sede: la sede provinciale non deve vedere né modificare quelli della regionale. Il protocollo di partenza invece nasce una volta, dalla sede che ne ha la responsabilità, e ogni sede lo riceve uguale all’inizio.

In CerimoniereWeb più sedi lavorano nella stessa installazione con i dati separati, e una sede nuova può partire dalle persone e dai protocolli del modello comune invece che da zero.