L'ospite dell'ultimo minuto

La platea è pronta, i cartellini sono sui posti. Alle nove chiama la segreteria di un’autorità che non aveva risposto: arriva. Un’altra si presenta all’ingresso con un accompagnatore che nessuno aveva annunciato. È il momento in cui una sala costruita con cura rischia di essere rifatta di corsa, e male.

Prevedere il margine

Il rimedio migliore si prepara prima: qualche posto libero nelle file delle autorità, distribuito, non tutto in fondo. Un posto vuoto in terza fila si riempie senza toccare nessuno. Un posto da creare in una fila già piena sposta tutti quelli che vengono dopo.

Bloccare chi non si deve muovere

Quando bisogna far posto, conviene prima fissare chi non deve spostarsi per nessun motivo: il posto d’onore, la presidenza, le autorità già avvisate del proprio posto. Poi si inserisce il nuovo arrivato, e si lasciano scorrere solo gli altri.

Tenere traccia

Ogni cambio dell’ultima ora va segnato, anche solo per la rubrica di chi accoglie. Un cartellino spostato a mano senza aggiornare la rubrica manda l’ospite al posto sbagliato.

In CerimoniereWeb si crea un posto libero in una fila già composta, si bloccano gli invitati che non devono muoversi, e la disposizione si ricalcola intorno a loro.