La telefonata di conferma, anche nell'epoca delle email

Con gli inviti per email ci si aspetterebbe che le risposte arrivino da sole. Per una parte degli invitati succede. Per le autorità di rango più alto quasi mai: risponde la segreteria, spesso a voce, a volte all’ultimo momento, e a volte non risponde nessuno finché qualcuno non chiama.

Quando chiamare

Il richiamo ha senso a una data fissa, decisa prima di spedire gli inviti: per esempio dieci giorni prima della cerimonia, per chi non ha ancora risposto. Chiamare troppo presto irrita, chiamare troppo tardi lascia la platea in sospeso proprio quando va chiusa.

Cosa annotare

Di ogni telefonata conviene annotare chi ha risposto, cosa ha detto e se va richiamato. “La segreteria conferma, ma il prefetto potrebbe delegare il vicario” è un’informazione che cambia la sala, e deve arrivare a chi dispone i posti, non restare su un foglio accanto al telefono.

Chi chiama

Meglio che le telefonate le faccia una persona sola, o poche, sempre le stesse. Le segreterie imparano a riconoscere la voce, e chi chiama impara a leggere le risposte a metà.

In CerimoniereWeb chi fa i richiami ha un ruolo dedicato: vede la lista di chi non ha risposto, annota l’esito sull’invito e passa al successivo.