Dividere la sala in settori

L’ordine delle precedenze dice chi viene prima di chi. Non dice dove si siede la stampa, dove le famiglie dei premiati, dove la delegazione arrivata da fuori. Eppure in sala sono queste le domande che arrivano all’ingresso, e chi accompagna gli ospiti deve rispondere in un secondo.

Prima i settori, poi i posti

Conviene disegnare i settori prima di assegnare i posti: le prime file alle autorità secondo precedenza, un blocco laterale alla stampa con l’uscita vicina, un settore per le famiglie, uno per gli ospiti di cortesia. Dentro ogni settore vale poi l’ordine, ma i confini non si spostano durante la mattina.

Un colore per settore

Il colore aiuta più del numero. Sulla pianta stampata, su un cartello all’ingresso della fila, sul cartellino: chi accoglie vede il colore e sa dove portare l’ospite senza leggere la piantina. Due regole pratiche: pochi colori, ben distinti, e sempre accompagnati dal nome del settore, perché non tutti li distinguono.

In CerimoniereWeb i settori hanno un nome e un colore scelti dall’ufficio, restano nel modello della sala e compaiono nelle stampe. Una sala disegnata per l’inaugurazione dell’anno accademico serve così anche l’anno dopo.