Inviti, conferme online e telefonate di richiamo

Preparare gli inviti di una cerimonia vuol dire scrivere la stessa lettera cento volte, cambiando ogni volta nome, carica e indirizzo. Poi comincia la parte lunga: capire chi ha risposto e chiamare chi non l’ha fatto.

Modelli con i dati già dentro

Da aprile gli inviti partono da modelli di email in cui metti dei segnaposto: nome, carica, ente, data della cerimonia. Il programma li riempie invitato per invitato. Prima dell’invio vero puoi mandare tutto a un indirizzo di prova e controllare come arriva. Ogni messaggio ha il suo stato nella coda di invio.

L’indirizzo di spedizione può essere quello della persona o quello della carica: l’invito al prefetto va alla prefettura, anche quando il prefetto cambia.

La risposta con un clic

L’invitato trova nell’email un link, lo apre e sceglie se accetta o rifiuta. La risposta arriva nella lista inviti senza che nessuno debba trascriverla.

Il richiamo telefonico

Chi non risponde va chiamato. Sull’invito c’è ora una scheda per il richiamo, dove annotare l’esito della telefonata, e si passa da un invitato all’altro senza tornare alla lista. Chi fa le telefonate ha un ruolo dedicato e vede solo quello che gli serve.